Dateneingabe
Wir wollen Ihnen etwas die Möglichkeiten effektiver Dateneingabe und Datenbearbeitung näher bringen. Viele alltägliche Aufgaben lassen sich nämlich schneller bewerkstelligen, als Sie vielleicht denken.Drag & Drop und die Zwischenablage
Selbstverständlich unterstützen die vX Programme Drag&Drop und die Zwischenablage mit Kopieren und Einsetzen von Elementen. Das Drag&Drop kann über Einstellungen ein- und ausgeschaltet werden.
Datumsangaben eingeben
Sehr häufig müssen Sie Datumsangaben eingeben. Am einfachsten geben Sie das Tagesdatum von heute mit Strg/Apfel und der Minustaste ein. Sie können auch über das Kalendersymbol im Datenfeld einen Aufklappkalender einblenden und hier ein Datum auswählen.
Über die Schalter oben links und rechts können Sie dabei durch die Monate blättern.
Wiederkehrende Daten eingeben
Häufig müssen Sie immer dieselben Daten eingeben, etwa gleiche Kategorisierungen. In solchen Fällen finden Sie über das Pfeilunten-Symbol zumeist eine Liste mit Vorgabewerten, die Sie auswählen können.
Aber selbst dann, wenn es eine solche Vorgabeliste nicht gibt, können Sie auf frühere Eingaben zurückgreifen. Wählen Sie dazu im Bearbeiten-Menü den Befehl Aus Index einfügen... Es erscheint eine Liste mit bereits früher in dieses Feld eingegeben Daten. Wissen Sie genau, daß Sie die Daten aus dem vorherigen Datensatz übernehmen wollen, können Sie im Bearbeiten-Menü auch den Befehl Aus zuletzt besuchten Datensatz wählen.
Haben Sie mehrere sehr ähnliche Datensätze zu erfassen, können Sie sich natürlich auch von einer Vorlage eine Kopie ziehen. Dazu dient die Tastenkombination Apfel-/Strg-D bzw. der Befehl Datensatz duplizieren im Datensätze-Menü.
Inhalte austauschen
Häufiger kommt es vor, daß man die Inhalte einer Gruppe von Datensätzen in gleicher Form austauschen möchte. So soll vielleicht die Produktbeschreibung für alle Varianten eines Modells in gleicher Weise geändert werden, die Adresse aller Mitarbeiter einer Firma hat sich geändert oder die Preise bestimmter Produkte sollen in gleicher Form angehoben werden. All das ist viel einfacher möglich, als Sie vielleicht denken.
Wichtig ist zunächst, daß Sie über eine Suche dafür sorgen, daß auch wirklich nur die zu ändernden Datensätze angezeigt werden. Sonst ändern Sie möglicherweise auch Daten, die Sie gar nicht ändern wollten. Ist das geschehen, können Sie nur noch auf eine Sicherungskopie zurückgreifen.
Werden nur die zu ändernden Datensätze angezeigt, dann ändern Sie zunächst ein Feld wie gewünscht. Wählen Sie dann im Suchen-Menü den Befehl Feldinhalt ersetzen.
Über die erste Option können Sie nun alle anderen Feldinhalte der aufgerufenen Datensätze in gleicher Weise ändern. Drücken Sie dazu auf Ersetzen.
Bei Seriennummern-Feldern ist Option 2 interessant. Hier können Sie bestimmen, bei welcher Zahl beginnend und mit welchem Intervall neu gezählt werden soll.
Am leistungsstärksten ist Option 3. Hier können Sie eine Formel zur Änderung eingeben. Sollen etwa die Verkaufspreise um 20% angehoben werden, dann lautete die Ersatzformel
Verkaufspreis * 1,2
Bestätigen Sie mit OK und drücken Sie dann Ersetzen.
Wie Sie in dem Formel angeben Dialog sehen, stehen Ihnen für die Berechnungen alle Felder der Datenbank und eine Fülle von Datenbankfunktionen zur Verfügung. Diese hier alle zu erläutern, würde zu weit führen - Fachliteratur zur Datenbank FileMaker oder die Hilfe von FileMaker kann Sie hier weiterbringen.
Bilder und Multimedia-Daten eingeben
Selbstverständlich können Sie in die entsprechenden Bild- und Multimedia-Felder Bilder, Videos, Dokumente wie PDF-Dateien und Tonaufzeichnungen eingeben. Klicken Sie auf die Bildfelder, um Dateien einzufügen.
Selbstverständlich können Bilder auch über die Zwischenablage eingefügt werden. Lesen Sie Bilder ein, können Sie entscheiden, ob die Bilddatei tatsächlich physikalisch in die Datenbank importiert werden soll (Datenbankgröße !!!) oder nur ein Verweis auf die Bilddatei auf Ihrer Festplatte zu speichern ist (Dateiverknüpfung kann bei Umbenennen, Verschieben, Löschen der Originaldatei verloren gehen).
Größere Datenmengen erfassen
Natürlich können Sie auch extern erfaßte größere Datenmengen übernehmen, ohne diese abzutippen. Lesen Sie dazu die Anleitung Datenübernahme.
Daten schützen
Datenverlust ist ein wichtiges Thema und umso wichtiger ist die Frage, wie Sie Ihre wichtigen Daten schützen können. Natürlich sollten Sie Ihre Datenbank in Ihr tägliches Backup einbeziehen. Außerdem können Sie über Ablage/Datei und den Befehl Sicherungskopie jederzeit eine Kopie der Datenbankdatei speichern.
Zu Ihrem Schutz dient auch die Sicherheitsabfrage nach dem Editieren eines Datensatzes, die Ihnen ein Speichern der Änderungen explizit abverlangt. Haben Sie nur versehentlich etwas geändert, drücken Sie auf Nicht speichern.
Und natürlich gibt es vor dem Löschen von Datensätzen auch eine Sicherheitsabfrage.
Wollen Sie sicherstellen, daß bestimmte Datensätze nicht dennoch versehentlich gelöscht werden, können Sie diese mit einem Schreibschutz versehen. Dies ist etwa bei Adreßdaten möglich und in den Demos mit der Adresse von INtex Publishing geschehen. Geschützte Datensätze sind mit einem Vorhängeschloß gekennzeichnet.
