Schnellanleitung Fahrtenbuch vX
In dieser Kurzanleitung möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie schnell und einfach ein Fahrtenbuch führen.Vorarbeiten
Nach der Freischaltung sollten Sie zunächst das Programm auf Ihre Bedürfnisse hin einrichten. Dazu sind folgende Arbeitsschritte notwendig:
1. Löschen Sie alle Musterfahrten - Sie werden nach der Freischaltung automatisch danach gefragt. Alternativ können Sie in der Navigationsleiste links auf Fahrtenbücher klicken und die Option Neues Jahr aktivieren.
2. Wechseln Sie in der Navigation zu den Einstellungen, um die Daten des Fahrzeugs zu ändern, also vor allem Kennzeichen und Anfangskilometerstand und eventuell die Anschaffungskosten, wenn Sie auch Kostenerfassung betreiben möchten. Auch die KFZ-Daten wie Hersteller, Modell, etc. können hier erfaßt werden.
3. Löschen Sie die Standardfahrten und erfassen Sie eigene neue Standardfahrten über die Option Std-Fahrten in der Navigation. In diesem Programm-Modul sollten Sie wichtige Fahrten wie etwa vom und zum Arbeitsplatz oder zu regelmäßig besuchten Kunden als Muster/Standardfahrt eingeben. Mit dem Neu-Schalter unten links (bezeichnet mit einem grünen Pluszeichen) legen Sie beliebig viele solcher Standardfahrten an. Die Eingaben dürften sich von selbst erklären, die Bezeichnung der Fahrt muß eindeutig sein und dient zum späteren Abruf der Standardfahrten.
4. Die Listen für Fahrer, Fahrtgründe und Stunden können Sie über die Einstellungen, Registerkarte Wertelisten auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
Fahrtenbuch führen
Nun sind Sie bereit, Ihr Fahrtenbuch zu beginnen. Klicken Sie auf Fahrten, um zur Dateneingabe zu kommen. Mit dem Neu-Schalter (Plus-Symbol unten links) legen Sie neue Fahrten an.
Die Angaben für die Fahrt dürften sich von selbst erklären: private Fahrten, geschäftliche Fahrten, Fahrten von und zur Arbeit sowie Fahrten aus Standardfahrten (s.o.).
Wenn Sie die gefahrenen Kilometer nicht auswendig wissen oder private Wochenendfahrten zusammenaddieren möchten, können Sie über den km addieren-Schalter rechts vom Feld Gefahrene Kilometer den Formelrechner aufrufen und die Kilometer berechnen.
Ist eine Fahrt einzubuchen, die Sie bereits als Standardfahrt hinterlegt haben, dann wählen Sie einfach mit einem Klick auf das Neu-Symbol Neue Fahrt aus Standardfahrt die entsprechende Standardfahrt aus der Liste, die dann auf dem Bildschirm erscheint, aus.
Über die chronologische Fahrtenliste rechts oben können Sie eine Fahrt in der Vergangenheit ansteuern und mit Apfel-D/Strg-D duplizieren, um eine neue Fahrt mit ähnlichen Daten einzubuchen. Oder klicken Sie einfach auf den Linkspfeil vor der Fahrt in der Liste.
Das Finanzamt verlangt, daß das Fahrtenbuch manipulationssicher ist, also nicht nachträglich nach Belieben Fahrten verändert oder gar Fahrten ergänzt werden können. Damit Sie dieser Bestimmung Folge leisten, müssen Sie die Fahrten als Archiviert markieren, indem Sie das Symbol Archivieren anklicken.
Archivierte Fahrten sind nicht mehr änderbar.
Die Datenbank speichert die Daten chronologisch, daher ist auch kein Einfügen von Fahrten möglich - schließlich müssen Sie das Fahrtenbuch gemäß Rechtsprechung zeitnah und chronologisch führen. Sie können aber vorhandene Fahrten korrigieren. Für die Anerkennung durch das Finanzamt ist es aber wichtig, daß die Änderungen protokolliert werden. Dafür sorgen die Korrektur-Befehle im Fahrten-Menü automatisch.
Alternativ genügt auch ein Klick auf das entsprechende Feld, z.B. Datum oder Zeit, um einen Korrektur-Dialog aufzurufen.
Um ein Fahrtenbuch auszudrucken, klicken Sie auf das Drucken-Symbol.
In der Navigation im Bereich Einstellungen, Registerkarte Druck-Layouts können Sie das Aussehen im Layouteditor des Fahrtenbuchs frei bestimmen - siehe hierzu auch unsere Anleitung Layoutänderungen.
Kosten buchen
Zusammen mit dem Auto und Ihren Fahrten entstehen Kosten und auch diese können Sie im Modul Kosten erfassen, das Sie links in der Navigation finden. Die Kosten können in die Blöcke Finanzierung, laufende Kosten (Benzin, Öl, Wäsche)und Unterhaltung (Reparaturen, Inspektionen) aufgeteilt werden.
Bei jeder Fahrt und auch sonst können Sie neue Kosten erfassen.
Um einen Kostenbericht auszudrucken, klicken Sie auf das Drucken-Symbol. Im Layout-Editor können Sie das Aussehen des Kostenberichts frei bestimmen - siehe hierzu auch unsere Anleitung Layoutänderungen. In den Layouteditor wechseln Sie über die Einstellungen in der Navigation und die Registerkarte Druck-Layouts.