Dateneingabe mobil
- mit dem Notizblock vom iPhone
- mit dem Kalender von iPhone oder dem Kalender vom iPod Touch (ab Firmware 1.1.2)
- mit dem Mailprogramm vom iPhone oder anderen Handys
- mit Texteditoren aller Art, etwa auf Windows CE Geräten oder Palms und Blackberrys
- mit Mailprogrammen und auch Webmailern, etwa Web.de, GMX, Yahoo etc.
- mit Online Office-Editoren etwa von Google
Und so gehen Sie vor:
Erfassen Sie die Daten einer Fahrt nach folgenden Muster und speichern sie ab:
Muster leer
Startzeit:
Ankunftszeit:
Startdatum:
Ankunftsdatum:
Kilometer:
Fahrer:
Grund:
Abfahrtsort:
Abfahrtsort Strasse:
Via:
Via Strasse:
Zielort:
Zielort Strasse:
Kategorie:
Beispiel
Startzeit: 9:30
Ankunftszeit: 9:45
Startdatum: 1.11.2007
Ankunftsdatum: 1.11.2007
Kilometer: 60
Fahrer: Martin Böhmer
Grund: Kundenbesuch
Abfahrtsort: Eitorf 53783
Zielort: Köln 50667
Kategorie: 3
Bei Kategorie gilt folgende Codierung:
1 = Von/Zur Arbeit
2 = Privat
3 = Geschäftlich
Eine Eingabe der PLZ ist nur notwendig für die Weg-Anzeige über Google. Die Eingabe von Ankunftszeit und Ankunftsdatum kann ersatzlos wegfallen, ebenso die Eingabe von Via und den Straßenangaben. Die Reihenfolge der Angaben ist beliebig. Eventuell fehlende Daten müßten im INtex Fahrtenbuch nacherfaßt werden. Korrekt eingelesen wird also auch etwa die folgende Eingabe:
Fahrer: Martin Böhmer
Grund: Kundenbesuch
Startzeit: 9:30
Startdatum: 1.11.2007
Abfahrtsort: Eitorf
Zielort: Hennef
Kategorie: 3
Um die Daten zunächst auf den Rechner zu bekommen, auf dem Fahrtenbuch vX installiert ist, können Sie die erfaßten Fahrtnotizen mailen oder als Datei kopieren, wenn das Mobilgerät dies ermöglicht. Haben Sie die Daten als Notizen im Kalender von iPhone oder iPod Touch erfaßt, können Sie die Kalenderdaten via iTunes mit iCal synchronisieren. Aus iCal heraus können dann die Fahrtnotizen genutzt werden.
Im Anschluß öffnen Sie die Fahrtnotiz und kopieren sie in die Zwischenablage. Mit Fahrten/Neue Fahrt aus Notiz anlegen lesen Sie die Daten dann ein und brauchen nur noch zu archivieren. Sollten in der Fahrtnotiz Daten fehlen oder fehlerhaft sein, können Daten nachgetragen oder korrigiert werden, bevor die Archivierung erfolgt.
Ab Version 8.1 können über den neuen Befehl Fahrten/Mehrere Fahrten aus Notiz anlegen auch mehrere Fahrten in einer Notiz stehen, etwa alle Fahrten eines Tages. Dazu müssen die Tags (Schlüsselwörter) mit der Nummer der Fahrt ergänzt werden und es muß die Zahl der zu übermittelnden Fahrten angegeben werden. Beispiel:
Fahrten: 2
Startzeit1: 9:30
Ankunftszeit1: 9:45
Startdatum1: 1.11.2009
Ankunftsdatum1: 1.11.2009
Kilometer1: 60
Fahrer1: Martin Böhmer
Grund1: Kundenbesuch
Abfahrtsort1: Eitorf 53783
Zielort1: Köln 50667
Kategorie1: 3
Startzeit2: 10:30
Ankunftszeit2: 11:00
Startdatum2: 1.11.2009
Ankunftsdatum2: 1.11.2009
Kilometer2: 40
Fahrer2: Martin Böhmer
Grund2: Kundenbesuch
Abfahrtsort2: Köln 50667
Via2: Troisdorf 53840
Zielort2: Hennef 53773
Kategorie2: 3
Da dieser Befehl die Fahrten auch gleich archiviert, ist dringend darauf zu achten, daß die einzufügenden Daten vorab auf Plausibilität geprüft wurden. Unbedingt müssen die Fahrtdaten auch in der chronologisch richtigen Reihenfolge stehen.
Aufgrund der rechtlichen Rahmenbedingungen, insbesondere der Vorschriften zur Zeitnähe und Nicht-Manipulierbarkeit sollten Sie allerdings schnellstmöglich dafür sorgen, daß die mobil erfaßten Daten ins Fahrtenbuch vX übernommen und dort auch archiviert werden. Unter Umständen können Sie etwa die Fahrtnotizen einem Kollegen oder Ihrer Assistentin/Sekretärin zur Erfassung mailen.
Übrigens: Mit der Fahrtnotizen-Erfassung können Sie auch ein zentrales Fahrtenbuch etwa für ein Firmenfahrzeug führen und die Mitarbeiter, die das Fahrzeug benutzt haben, übermitteln ihre Fahrten in Form der Fahrtnotizen etwa per Mail an die Zentrale. Im Sekretariat werden die Notizen dann in das zentrale Fahrtenbuch übernommen. Denkbar wäre auch ein Szenario, in dem Mitarbeiter in iCal Server auf Mac OS X 10.5 Server ihre Fahrten eintragen und von einem iCal Client aus dann die Daten ins Fahrtenbuch kopiert werden.
Und noch eine Idee: Wenn Sie oder Ihre Firma eine Website betreiben, dann könnten Sie auch ein HTML Formular zur Erfassung der Daten einrichten und die Eingabe-Ergebnisse an Ihre Firma oder Ihr Sekretariat mailen. Da HTML Formulardaten im gleichen Format wie die Fahrtnotizen übermittelt werden, lassen sich auch diese in Fahrtenbuch vX einlesen. Die HTML Formularfelder müssen nur die Namen der Fahrtnotiz-Zeilen tragen - jeder Web-Designer wird wissen, wie einfach das zu realisieren ist. Hier ein funktionierendes Muster, in dem Sie lediglich den Namen und die Adresse Ihres Formmail-Scripts eintragen müssen:
