Vorteile
Für manchen Interessenten stellt sich die vielleicht alles entscheidende Frage, welche Vorteile denn das per Software geführte Fahrtenbuch gegenüber dem in Papierform handschriftlich verfassten Fahrtenbuch hat. 49.- Euro für eine Software-Lizenz erscheinen im Vergleich zum Notizbüchlein vom Papierladen um die Ecke möglicherweise viel Geld. Geld allerdings, das sich für Sie schnell rechnet, wie wir meinen. Die Vorteile liegen in folgenden Bereichen:Effektivere und schnellere Eingabe
Die Eingabe der Fahrten in die Software geht wesentlich schneller als bei der manuellen Eintragung in ein Papier-Fahrtenbuch. Das hat mehrere Gründe:
Erstens müssen Sie weniger aufschreiben, denn die Software kann Kilometerstände berechnen, Sie müssen also nur die gefahrenen Kilometer eingeben. Während also im Papierfahrtenbuch etwa
65600
200
65800
als Angabe von Anfangskilometerstand, gefahrene Kilometern und Endkilometerstand einzugeben wären, reicht in der Software die Angabe von 200 gefahrenen Kilometern. Die benötigte Eingabe reduziert sich also um ein vielfaches, es ist nur ein Viertel der Schreiberei notwendig - allein für die Kilometerzahlen. Und rechnen müssen Sie auch nicht.
Viel weniger schreiben müssen Sie auch bei den anderen Angaben. Das Abfahrtdatum wird automatisch aus der letzten Fahrt übernommen und dürfte damit in den meisten Fällen schon richtig sein. Das Tagesdatum kann mit einem Tastenkürzel eingegeben werden. Abfahrtsorte werden aus der vorigen Fahrt übernommen, Zielorte sind dank der hinterlegten PLZ-Tabelle mit wenigen Anschlägen komplett eingegeben. Fahrtgründe können als Vorgabeliste erfaßt und dank Autofill-Funktion mit wenigen Anschlägen komplett übernommen werden.
Selbst wenn also eine Fahrt auch in der Software komplett händisch erfaßt werden muß, so ist doch die Eingabe um vieles einfacher und schneller als beim Papierfahrtenbuch. Aber damit ist es ja noch nicht zu Ende.
Rückfahrten etwa können mit Ctrl-R / Cmd-R erfaßt werden - fertig, mehr ist nicht notwendig. Das schaffen Sie mit keinem Papierbüchlein und keiner Steno-Variante, die uns bekannt wäre.
Immer gleiche Fahrten wie etwa morgens zur Arbeit und abends nach Hause können Sie als Standardfahrten einmal definieren. Diese Standardfahrten sind dann mit einem Mausklick abgerufen - auch das geht nicht auf Papier.
Und schließlich kann auch jede schon mal gefahrene Strecke als Vorlage für eine neue Fahrt hergenommen werden - wiederum nicht möglich auf Papier.
Kurz - die Eingabe der Fahrten in die Software ist deutlich effektiver und rasend schneller. Hochgerechnet aufs Arbeitsjahr werden Sie sicherlich viele Stunden Arbeitszeit einsparen.
Dazu folgende Beispielrechnung. Sie haben pro Tag jeweils sechs Fahrten zu erfassen: Zur Arbeit, zu Kunde A und zurück vormittags, zu Kunde B und zurück nachmittags, nach Hause. Dafür brauchen Sie in der Papierform bestimmt sechs Minuten, eine Minute pro Fahrt. Am Computer aber sind die erste und letzte Fahrt auf Mausklick, die beiden Rückfahrten auf Tastendruck und die beiden anderen Fahrten in Sekunden erfaßt, alles wird wohl eine Minute nicht übersteigen, wenn man etwas eingeübt ist. Also ist der tägliche Zeitvorteil im Verhältnis 1:6 mit fünf Minuten anzusetzen. Das summiert sich in der Arbeitswoche auf 25 Minuten Zeitersparnis, im Monat auf 1 Stunde und 40 Minuten, das sind im Jahr 20 Stunden oder fast drei ganze Arbeitstage. Und da sind die Privatfahrten noch nicht einkalkuliert. Wir gehen davon aus, daß Sie in dieser Zeit mehr als 49.- Euro verdienen würden, sich die Zeitersparnis im Verhältnis zu den Kosten der Software also mehr als rechnet.
Automatische Auswertung und Summenbildung
Hinzu kommt aber noch ein weiterer wesentlicher Vorteil. Im Software-geführten Fahrtenbuch brauchen Sie nicht weiter zu rechnen, das macht der Computer alles für Sie. Sie müssen also weder die geschäftlichen Kilometer aufwändig aufaddieren, noch die Anteile in Prozent ausrechnen. Abgesehen vom Aufwand können Sie sich dank Software auch nicht mehr verrechnen. Und wer sich nicht verrechnet, schenkt dem Finanzamt kein Geld und braucht sich auch nicht die Haare zu raufen, weil die Summe beim Kontrollieren auch im dritten Anlauf noch nicht stimmt.
Saubere Eingabe und Ausgabe
Während ein Papier-geführtes Fahrtenbuch, das ständig im Auto „herumfliegt“ naturgemäß schnell unansehnlich wird, sieht das von der Software gedruckte Fahrtenbuch immer optimal aus. Da wird nichts durchgestrichen, mit unterschiedlichen Stiften, Kulis, Füllern und anderen Schreibgeräten in unterschiedlichen Handschriften (bei mehreren Fahrern) zu Papier gebracht, da ist nichts unleserlich, Fettfinger-beschmiert oder mit Kaffeetropfen oder Ketchup-Resten verdreckt. Es gibt auch keine Eselsohren oder gar ausgerissene Seiten. Und sollte der Ausdruck des elektronisch geführten Fahrtenbuches doch einmal „unter die Räder“ oder mit dem Mittagsimbiß in Berührung kommen, dann ist ein Duplikat auf Mausklick gedruckt.
Datensicherheit
Während das Fahrtenbüchlein allein aufgrund seiner geringen Größe dazu neigt, im Auto oder unterwegs verlorenzugehen oder in der Aktenablage nicht mehr auffindbar ist, kann mit dem Software-gestützten Fahrtenbuch eigentlich nichts schief gehen. Die Software schreibt nämlich schon automatisch von der Datenbank beim Start und Verlassen des Programms eine Sicherungskopie. Und wenn die dann auch noch in ein Backup einbezogen wird, haben Sie mindestens immer drei Fassungen der Datenbank, auf die im Falle eines Falles zurückgegriffen werden kann. Kämen noch der Papierausdruck und die vielleicht am Jahresende auf CD gebrannte Kopie hinzu. Kurzum, die Sicherheit, daß die Fahrtdaten auch dann noch existieren, wenn der Prüfer des Finanzamts vor der Tür steht, ist wesentlich höher. Und der Aufwand für das Fahrtenbuch lohnt sich ja letztlich nur, wenn das Fahrtenbuch am Ende auch geprüft werden kann und nicht einfach auf Nimmerwiedersehen verschwunden ist.
Vergleich zu GPS geführten Fahrtenbüchern
Gegenüber GPS gestützten elektronischen Fahrtenbüchern ist die Fahrtenbuch-Software auf der einen Seite wesentlich preisgünstiger und letztlich auch flexibler und für die Steuerbehörden z.B. mit Blick auf Privatfahrten weniger transparent. Das Finanzamt muß ja etwa nicht wissen, aus welchen Fahrten genau wann und wohin sich Ihre Privatfahrten ergeben.